Давайте уточним терминологию. Переговоры — это диалог независимых сторон. Ваши коммуникации с директором — не переговоры, а взаимодействие начальника и подчиненного.
В данном случае я бы расписал всю работу на элементы, детально, и указал фактическое время на каждую операцию. Постарался бы изобразить это графически (например, с помощью диаграммы Гантта), легко для восприятия, и с этими материалами пошел бы обосновывать длительность директору.