Нужно исходить из ваших конкретных целей. Для чего нужно описание процессов в случае вашего подразделения? Воспользуйтесь перечнем причин, для чего нужно описание процессов, в начале учебного материала к данному модулю.
Определите глубину описания процессов вместе с сотрудником, которого вы делаете ответственным за группу процессов. Опирайтесь на цели и здравый смысл, больше доверяйте сотруднику в его предложениях.
Насколько заранее? Тут общее правило такое: попробуйте поставить себя на место сотрудника. Наверное, если вам начальник скажет: завтра будешь отвечать вот за эту группу процессов, вам это не понравится, да?